Unternehmen gehen Risiken bei Dokumentensicherheit ein​

Geschäftsinformationen sind für jedes Unternehmen eines der wertvollsten Güter. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, dass während des gesamten Prozesses, welches ein geschäftskritisches Dokument durchläuft, Sicherheitsrichtlinien befolgt werden.

Der Process Efficiency Index von Ricoh zeigt deutlich auf, dass viele eruopäische Unternehmen die Dokumentensicherheit vernachlässigen und daher Sicherheitslücken entstehen, die den Verlust von Daten und Wissen nach sich ziehen können. Durch diese Sicherheitslücken kann unter Umständen sogar das Image des Unternehmens geschädigt werden.

Nur 43% der europäischen Unternehmen regulieren und steuern die Zugriffsmöglichkeiten auf digital verfügbare vertrauliche und geschäftskritische Dokumente. 24% der Unternehmen überlassen es einzelnen Mitarbeitern, den Zugriff auf diese Dokumente zu regulieren. Daher kann häufig relativ leicht von unbefugten Personen auf diese Dokumente zugegriffen werden.

Zusätzlich sind nur 39% der Unternehmen in der Lage, die Aktivitäten in Bezug auf ihre geschäftskritischen Dokumente vollständig zu überwachen. Dies bedeutet, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen nicht wissen, wer auf ihre wertvollen Informationen zugreift, sie verändert oder ausdruckt. Am auffälligsten ist die Situation in den nordischen Ländern und in Frankreich, wo nur eines von drei Unternehmen alle geschäftskritischen Dokumente wirklich überwachen kann.

Ein zu lockerer Umgang im Bereich der Dokumentensicherheit kann weitreichende negative Folgen für ein Unternehmen haben. Die Optimierung der Dokumentenprozesse rund um geschäftskritische Informationen kann nicht nur die Dokumentensicherheit erhöhen, sondern Kosten reduzieren, die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und den Kundenservice verbessern.

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