Een nieuw perspectief: Documentbeheer
Globalisering, mobiliteit en cloud computing en de demografische veranderingen van de werknemers, verplichten bedrijven ertoe om hun werkwijze opnieuw te bekijken.
Informatie wordt op hetzelfde ogenblik gecreëerd, opgeslagen en gebruikt, overal en op elk moment. Dit zorgt voor heel wat kopzorgen bij bedrijven die niet meer kunnen volgen.
Deze veranderingen hebben ook een invloed op de manier waarop bedrijven hun documenten beheren . Zij moeten ervoor zorgen dat ze efficiënt en doeltreffend kunnen werken, en een juiste balans vinden tussen toegankelijkheid en veiligheid en dit integreren over alle bedrijfsactiviteiten heen. Dit noemen wij documentbeheer.
Om de gevolgen beter kunnen te begrijpen, breiden we ons onderzoek uit naar documentbeheer en richten we onze aandacht op de belangrijkste documentprocessen, waaronder die bij HR, Finance, Aankoop & Inkoop en Accounts.
Samenvatting
Een onderzoek bij topmanagers over heel Europa toont aan dat ze niet weten hoe ze het documentproces in hetzelfde tempo als de technologische veranderingen kunnen updaten en verbeteren. Nu bedrijven geconfronteerd worden met de extra uitdaging van het beheer van een steeds diverser personeelsbestand, met werknemers op verschillende locaties en van verschillende generaties, is het belangrijker dan ooit om de bedrijfskritische documentprocessen te optimaliseren.
Deel 4 van de Ricoh Document Governance Index 2012 biedt inzicht in de uitdagingen waarmee directies worden geconfronteerd, en geeft advies over hoe ze de bedrijfskritische documentenprocessen naast de technologie effectief kunnen beheren, en tegelijkertijd de werknemers kunnen betrekken bij de veranderingen in de werkomgeving.
Bedrijfsleiders weten dat, wanneer ze een nieuw proces, een nieuwe technologie of een nieuwe werkmethode willen introduceren, ze hun werknemers hierbij moeten betrekken. Ze moeten hen uitleggen waarom iets nieuws wordt geïmplementeerd en wat de mogelijke voordelen zijn, zowel voor het bedrijf als voor de werknemers. Maar Deel 3 van de Ricoh Document Governance Index 2012 toont aan dat dit niet altijd het geval is.
Veel werknemers zeggen dat hun mening te weinig wordt gevraagd en dat de vereiste training niet altijd voorzien wordt. Dit betekent dat veel bedrijfsinvesteringen mogelijk niet optimaal worden benut.
De rol van technologie in de puzzel van prioritaire processen
Er is geen twijfel over het feit dat technologie bedrijven kan helpen bij het ontdekken van nieuwe, flexibele en snellere werkmethoden en bij het inspelen op de marktbehoeften. Maar zoals uit Deel 2 van de Ricoh Document Governance Index 2012 blijkt, heeft het weinig nut om technologie te gebruiken wanneer die niet volledig geïntegreerd is in de bedrijfsactiviteiten. Technologie mag dan essentieel zijn, het mag niet worden beschouwd als een wondermiddel. Technologie alleen zal wellicht nooit de werkomgeving op efficiënte wijze veranderen. In plaats daarvan moet ervoor gezorgd worden dat het volledig geïntegreerd wordt met de bedrijfskritieke documentprocessen en de manier waarop werknemers werken. Zo wordt ervoor gezorgd dat de organisatie vlotter, sneller en veiliger kan verlopen.
Bedrijfsleiders worstelen met de puzzel van prioritaire processen
Toen de Ricoh Document Governance Index 2009 gepubliceerd werd, zag het bedrijfslandschap er volledig anders uit dan vandaag. Trends als globalisatie, mobile en cloud computing én de veranderingen in de werkomgeving, zorgden ervoor dat bedrijven de manier waarop ze werkten, moesten aanpassen, en snel.
Maar zoals uit de Ricoh Document Governance Index 2012 blijkt, drie jaar later betekent niet altijd drie jaar wijzer.
Zijn de bedrijfskritieke documentprocessen in uw organisatie goed met elkaar verbonden?
Beantwoord onze korte enquête om te weten te komen of uw bedrijfskritieke documentprocessen goed met elkaar verbonden zijn. Later dit jaar komt u te weten hoe uw bedrijf het doet in vergelijking met andere organisaties.
