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Eine neue Perspektive: Document Governance

Globalisierung, Mobile Computing und Cloud Computing sowie der demografische Wandel zwingen Unternehmen dazu, ihre Arbeitsweisen immer wieder zu überdenken.

Gleichzeitig werden permanent Informationen an jedem beliebigen Ort erstellt, gespeichert und abgerufen, sodass es für Unternehmen immer schwieriger wird, auf dem Laufenden zu bleiben.

Diese Veränderungen beeinflussen die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente steuern – wir nennen dies "Document Governance" – um sicherzustellen, dass sie effizient und effektiv genutzt werden können, die richtige Balance zwischen Sicherheit und Verfügbarkeit gewährleistet ist und alle Prozesse abgedeckt sind.
Um diese Entwicklungen besser zu verstehen, forschen wir kontinuierlich rund um das Thema Document Governance und konzentrieren uns dabei auf die wesentlichen Dokumentenprozesse in den Bereichen Personal, Finanzen, Einkauf/Beschaffung und Accounting.

 

Zusammenfassung

Bei den Dokumentenprozessen die richtigen Prioritäten setzen

Eine Befragung von europäischen Führungskräften zeigte, dass sich viele oft nicht sicher sind, wie sie Dokumentenprozesse gestalten und verbessern sollen, um mit dem technologischen Wandel Schritt zu halten. Doch dies ist nicht die einzige Herausforderung: vielfältige Belegschaften mit Mitarbeitenden unterschiedlicher Altersgruppen und an verschiedenen Standorten sind zusätzliche Herausforderungen für die Verwaltung. Daher war die Optimierung geschäftskritischer Dokumentenprozesse noch nie so wichtig wie heute.

Teil 4 des Ricoh Document Governance Index 2012 liefert einen Einblick in die Herausforderungen, die Führungskräfte bewältigen müssen. Er enthält Tipps, wie geschäftskritische Dokumentenprozesse mit Hilfe von Technologie wirksam verwaltet und Mitarbeitende gleichzeitig in die Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld miteinbezogen werden können.

Was Mitarbeiter wirklich vom Prozesspuzzle halten
Was Mitarbeiter wirklich vom Prozesspuzzle halten

Führungskräfte wissen, dass sie bei der Einführung eines neuen Prozesses, neuer Technologie oder neuer Arbeitsweisen die Mitarbeiter involvieren müssen. Sie müssen ihnen erklären, warum Neuerungen vorgenommen werden und welche Vorzüge sie bieten – dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Der dritte Teil des Ricoh Document Governance Index 2012 zeigt jedoch, dass dies nicht immer der Fall ist.

Viele Mitarbeiter geben an, dass sie nicht regelmäßig um Feedback gebeten und nicht immer geschult werden. Infolgedessen erreichen viele geschäftliche Investitionen möglicherweise nicht ihr volles Potenzial.

Die Rolle der Technologie bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen

Die Rolle der Technologie bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen

Technologie kann Unternehmen zweifellos dabei helfen, neue, flexible und schnellere Arbeitsverfahren zu finden und somit Marktbedürfnissen gerecht zu werden. Wie im zweiten Teil des Ricoh Document Governance Index 2012 erklärt wird, nutzt die beste Technologie wenig, wenn sie nicht vollständig in das Unternehmen integriert wird.  Technologie sollte nicht als Allheilmittel angesehen werden. Sie allein wird wohl kaum den Arbeitsplatz wirksam verändern. Vielmehr sollte Technologie vollständig in geschäftskritische Dokumentenprozesse und die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter integriert werden um sicherzustellen, dass sie der Organisation hilft, reibungsloser, schneller und sicherer zu arbeiten.

Führungskräften fällt es schwer, Unternehmensprozesse zu priorisieren

Führungskräften fällt es schwer, Unternehmensprozesse zu priorisieren

Als der Ricoh Document Governance Index 2009 veröffentlicht wurde, sah die Welt für Unternehmen noch ganz anders aus als heute. Aufgrund von Trends wie Globalisierung, Mobile Computing, Cloud Computing und dem demographischen Wandel am Arbeitsmarkt mussten und müssen Unternehmen ihre Arbeitsweisen schnell ändern.

Drei Jahre weiter heißt aber nicht immer drei Jahre weiser, wie der Ricoh Document Governance Index 2012 zeigt.

Wie vernetzt sind Ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse?

Beteiligen Sie sich an unserer kurze Umfrage. Finden Sie heraus, wie vernetzt Ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse sind. In den nächsten Monaten werden Sie Gelegenheit erhalten, Ihr Unternehmen mit anderen vergleichen zu können.