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Führungskräften fällt es schwer, Unternehmensprozesse zu priorisieren

Der Ricoh Document Governance Index 2012 beschreibt, wie sich das heutige Geschäftsumfeld auf geschäftskritische Dokumentenprozesse auswirkt – die wichtigen Interaktionen, die regelmäßig und wiederholt im Personal- und Finanzwesen, im Einkauf und in der Buchhaltung auftreten, den Motor für jede Organisation darstellen, Mitarbeiter im Unternehmen halten, für Cashflow sorgen und sicherstellen, dass Unternehmen die gesetzlichen und regulativen Anforderungen erfüllen.

Beim Vergleich der Ergebnisse von 2012 und 2009 stellten wir fest:

  • Führungskräften fällt es schwer, Unternehmensprozesse zu priorisieren. Aus diesem Grund können viele Führungskräfte nicht sicherstellen, dass die geschäftskritischen Dokumentenprozesse mit aktuellen Entwicklungen mithalten. Große Datenmengen, Schwellenländer und der Umgang mit einer Vielzahl von Lieferanten wurden als Haupttrends angegeben, die sich 2012 auf die Dokumentenprozesse auswirken.
  • Weniger als die Hälfte der Unternehmen verfügen über eine durchdachte Strategie zur Verwaltung ihrer Dokumentenprozesse und haben diese Strategie auch umgesetzt – eine Verbesserung von lediglich 4 Prozent seit 2009. Viele Unternehmen haben aber Ziele außerhalb eines strategischen Rahmens festgelegt. Dies deutet auf Unsicherheit hin, welcher Weg am besten geeignet wäre, um mit dem Wandel Schritt zu halten.
  • In den letzten drei Jahren war eine Verschiebung der Prioritätsziele für Dokumentenprozesse zu verzeichnen. Heute sind nicht mehr Kosten, sondern vielmehr Geschäftsrisiken die Hauptpriorität. Alte Ziele werden durch neue ersetzt, was darauf hindeutet, dass Unternehmen damit zu kämpfen haben, alle ihre Ziele innerhalb eines strategischen Rahmens umzusetzen.
  • Überprüfungen finden regelmäßig statt, aber sind sie auch effektiv? Die meisten Unternehmen überprüfen ihre Dokumentenprozesse regelmäßig, die Mehrheit nimmt aber auf der Basis der Ergebnisse keinerlei Veränderungen vor. Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen einen Ansatz auf hohem Niveau wählen, der es schwierig macht zu verstehen, wie die Prozesse gesteuert werden, was die Engpässe sind und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt – ganz zu schweigen von der Überwachung der Prozesse und der regelmäßigen Einführung neuer Arbeitsverfahren.

Wenn sie die geschäftskritischen Dokumentenprozesse beherrschen, können sich europäische Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil sichern. Der erste Schritt auf diesem Weg besteht jedoch in der Formulierung einer konsequenten langfristigen Prozessstrategie.

Die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner hilft Unternehmen, ihre Prozesse wie folgt zu priorisieren:

  • Formulierung einer Strategie zur Verwaltung von Dokumentenprozessen mit einer Zielsetzung, die mit den umfassenderen Unternehmenszielen verknüpft ist
  • Durchführung fortlaufender Überprüfungen, die Veränderungen vorantreiben
  • Korrektur von fehlerhaften Prozessen zur Verbesserung der Effizienz und Wirksamkeit des gesamten Unternehmens.

Kontaktieren Sie Ricoh, wenn Sie mehr erfahren oder die Studie herunterladen möchten oder nehmen Sie teil an dieser kurzen Umfrage und finden Sie heraus, wie vernetzt Ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse wirklich sind.