1295

Bei den Dokumentenprozessen die richtigen Prioritäten setzen

Die Gestaltung von Geschäftsprozessen: die Perspektiven für europäische Führungskräfte

Durch die Reihe an Ricoh-Studien zum Document Governance Index 2012 wird deutlich, dass europäische Führungskräfte wissen, wie wichtig es ist, jederzeit und von überall Zugriff auf Dokumentenprozesse zu haben. Diese Prozesse können Kunden gewinnen und binden, gesetzliche Anforderungen erfüllen und den Cashflow im Unternehmen gewährleisten. Häufig gelingt es aber nicht, die Dokumentenprozesse an die veränderten Technologien und Arbeitsverfahren anzupassen. In Folgedessen sind die Systeme oft nicht miteinander verknüpft, die Daten unstrukturiert und Mitarbeitende haben in wichtigen Momenten keinen Zugriff auf geschäftskritische Informationen.

Dieses letzte Whitepaper der Serie nimmt die Gründe für diese Probleme unter die Lupe und formuliert vier Schritte, wie Führungskräften die vollständige Verknüpfung ihrer Dokumentenprozesse sicherstellen und den Bedürfnissen ihres Unternehmens heute und in Zukunft gerecht werden können:

1. Führungskräfte in Europa sollten sich vermehrt mit den Dokumentenprozessen befassen. Nur so können sie einen Überblick darüber haben, wie Informationen im gesamten Unternehmen erstellt, weitergegeben und genutzt werden.

2. Führungskräfte sollten überlegen, ob sie nicht fachkundigen Rat zuhilfe nehmen sollten, um die Geschäftsprozesse optimal zu gestalten. Dokumentenprozesse, die für ihre Verwaltung benötigte Geschäftstechnologie und die täglich damit befassten Mitarbeitenden können nicht isoliert betrachtet oder verbessert werden.

3. Mitarbeitende sollten stärker in neue Arbeitsverfahren einbezogen werden, da sie täglich mit diesen Prozessen arbeiten. Daher sollten sie auch befragt werden und ihre wertvolle Erfahrung sowie Ansichten in Maßnahmen einfließen. Auch ein Change-Management-Programm ist notwendig, damit Verbesserungen zum gewünschten Ergebnis führen.

4. Ein fortlaufender Prozess der Steuerung, Koordination und Verbesserung sollte vorhanden sein. Dazu müssen bestehende Engpässe identifiziert und behoben werden, sowie im ganzen Unternehmen bessere Arbeitsverfahren erkannt und wiederholt werden können.

Unternehmen, die das Management geschäftskritischer Dokumentenprozesse beherrschen, werden auch in dem zunehmend globalen, schnelllebigen Geschäftsumfeld der Zukunft erfolgreich sein.

Kontaktieren Sie Ricoh und erfahren Sie mehr. Laden Sie die Studie herunter oder nehmen Sie an dieser kurzen Umfrage teil und erfahren Sie, wie vernetzt Ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse tatsächlich sind.