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Technologie wird meist nur isoliert betrachtet ohne dabei die zusammenhängenden Prozesse zu beachten.

Der erste Teil des Ricoh Document Governance Index 2012 hat untersucht, wie geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa verwaltet werden. Der zweite Teil des Indexes prüft nun, inwieweit Technologie nahtlos geschäftskritische Dokumentenprozesse verarbeitet (wie etwa Rechnungen, die Verwaltung von Personalakten oder in Bezug auf den Einkauf). Dieser Index zeigt diejenigen Bereiche auf, in denen Unternehmen aufgrund ineffizienter Rechensysteme keine Verbesserungen erzielen können.
Das sind die wesentlichsten Ergebnisse:

1. Unternehmen verfügen oft über die neueste Technologie, setzen sie aber nicht optimal ein. Die Cloud-Infrastruktur steigt weiter an, wobei allerdings die Meinungen auseinander gehen, ob dies der Verwaltung von Dokumentenprozessen förderlich ist oder nicht.

2. Die Kluft zwischen Back und Front Office wächst, wenn es um Investitionen in Technologie geht. Unternehmen können dadurch Engpässe erleben, da Informationen nicht wirksam im gesamten Unternehmen verbreitet werden können.

3. Unternehmen raten anderen zur Maximierung bestehender Investitionen und Einbeziehung von Mitarbeitern. Viele Unternehmen geben aber zu, dass sie selbst in die neueste Technologie investieren, bevor sie die Funktionen vorhandener Geräte vollständig verstehen.

4. Die Überprüfung der Technologie ist häufig meilenweit von der Prozessüberwachung entfernt. Dadurch sind Dokumentenprozesse oft unterbrochen und es erweist sich dadurch als schwierig, Probleme aufzudecken und unternehmensweit neue Arbeitsverfahren einzuführen.

Die Zusammenarbeit mit einem Partner, der sowohl in der Verwaltung von Dokumentenprozessen versiert ist als auch technologisches Know-how besitzt, wird Unternehmen helfen, die einzelnen Puzzleteile zusammenzufügen. Ein Experte kann einen Überblick über die Funktionsweise der Prozesse und Technologie – im Einzelnen sowie zusammenhängend – liefern und Möglichkeiten zur Straffung und Behebung von Engpässen in der Organisation aufzeigen. Darüber hinaus kann ein Experte Anregungen für einen umfassenden Ansatz zum Kulturwandel geben um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in neue Arbeitsweisen involviert werden und Technologie zur Unterstützung kritischer Dokumentenprozesse optimal nutzen können.

Die Zusammenarbeit mit einem Experten hilft Unternehmen, die Priorisierung bei der Vielzahl von Prozessen anhand der nachfolgenden Maßnahmen vorzunehmen:

  • Formulierung einer Strategie zur Verwaltung von Dokumentenprozessen, bei der die einzelnen Schritte mit Geschäftszielen verknüpft sind
  • Durchführung fortlaufender Überprüfungen für einen Kulturwandel
  • Optimierung von fehlerhaften Prozessen mit dem Ziel, die Effizienz und Effektivität des gesamten Unternehmens zu verbessern.

Kontaktieren Sie Ricoh und erfahren Sie mehr. Laden Sie die Studie herunter oder nehmen Sie an dieser kurzen Umfrage teil und erfahren Sie, wie vernetzt Ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse tatsächlich sind.