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Der Umgang mit der neuen Welt der EU- Datenschutzrichtlinien

In dem kurzen Zeitraum seit der Einführung der aktuellen Datenschutzrichtlinien der Europäischen Union (EU) 1995, änderte die technologische Revolution die Art und Weise, wie Informationen erworben, gespeichert und geteilt werden, unwiderruflich. Die Ausbreitung des Internet und Cloud-Computing schafft bei Unternehmen, die persönliche Daten in mehreren Regionen in ganz Europa verwalten, ein nie vorher dagewesenes Niveau an Komplexität. Das führte zu Bedenken aufgrund der sich erweiternden Kluft zwischen Datenschutzregeln und der stets fortschreitenden Technologie, welche von der Europäischen Kommission mithilfe dieser Reform, die den Schutz und die Regelung persönlicher Daten in ganz Europa transformiert, überbrückt werden soll. Die neuen Datenschutzrichtlinien beabsichtigen eine Standardisierung zu erreichen und Wachstumsgelegenheiten für europäische Unternehmen zu schaffen, indem die Abwicklung unterschiedlicher Richtlinien über Grenzen hinweg vereinfacht wird. Aufgrund der vorgesehenen Reform müssen Unternehmen jedoch mehr Verantwortung und Rechenschaftspflicht bei der Handhabung von Kundendaten übernehmen, was mit Herausforderungen bei der Dokumentenverwaltung – und der Sicherheit der zugrunde liegenden Daten – einhergeht.

Sind Unternehmen aber bereit hierfür? Im Rahmen der Vorschläge müssten Unternehmen ein explizites Einverständnis einholen, bevor sie persönliche Daten handhaben, zeitgerecht auf Kundenanfragen zur Löschung ihrer Daten reagieren und in der Lage sein, persönliche Daten an einen anderen Dienstleister zu übertragen, wenn sie dazu aufgefordert werden.

Eine von Ricoh in Auftrag gegebene Recherche ergab, dass dies für viele ein mühsamer Weg sein wird. Eine überraschende Anzahl Unternehmen, ganze 57 Prozent, haben bis dato noch keine voll entwickelten und umsetzbaren Prozesse zur Verwaltung von geschäftskritischen Dokumenten. Um jeglichen neuen Richtlinien Rechnung zu tragen, müssten viele Unternehmen in ganz Europa die Dokumentenprozesse, die ihrem Informationsaustausch zugrunde liegen, innerhalb des Unternehmens optimieren. Und bei vielen stellt sich die Frage, wo damit angefangen werden kann.

Unternehmen in ganz Europa würden von einer unabhängigen Überprüfung ihrer Dokumenten-Workflows seitens eines vertrauenswürdigen Experten profitieren, um sicherzustellen, dass sie den neuen Datenschutzanforderungen der EU Rechnung tragen können, während sie sich auf ihr Hauptgeschäft konzentrieren. Regelmäßig ausgeführte, strikte Governance- und Rückverfolgungsüberprüfungen bieten für ein Unternehmen die beste Absicherung gegen potenzielle Datenkrisen, die zu schweren Strafen, einer Imageschädigung und Kundenverlust führen können.

Die Bestimmungen der Datenschutzreform werden zurzeit im europäischen Parlament heftig debattiert. Mit über 3000 Änderungsvorschlägen ist die letztendliche Form der neuen Richtlinien aktuell noch unklar. Was jedoch bereits sicher ist, ist dass die Reform für europäische Unternehmen einen dringend notwendigen Anreiz bietet, mehr Verantwortung und Rechenschaftspflicht bei der Handhabung von Kundendaten zu übernehmen. Somit war es noch nie so wichtig wie jetzt, dass Unternehmen jede Stufe des Dokumenten-Workflows, von der Dokumentenerstellung bis hin zu Verteilung, Zugriff und Output, absichern. Unternehmen, die die neuen Regeln schnell umsetzen, vermeiden nicht nur kostspielige Datenschutzverletzungen, sondern profitieren auch von einem besseren Informationsaustausch, wodurch eine führende Position im Wettbewerb um das Kundenvertrauen und letztendlich für ihr Geschäft insgesamt erworben werden kann.

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