Europäische Unternehmen werden immer stärker von der elektronischen Rechnungsstellung profitieren

Der Januar 2013 stellt einen bedeutenden Meilenstein für eine Hauptaktion der Digitalen Agenda der Europäischen Union dar, da zu diesem Zeitpunkt die Deadline für Mitgliedsstaaten zur Einführung einer Gesetzgebung zur Gleichstellung von elektronischen- und Papierrechnungen abläuft - hierdurch wird eine der Barrieren, die bisher die europaweite Einführung von elektronischer Rechnungsstellung (E-Invoicing) verhinderten, abgeschafft. Es wird davon ausgegangen, dass sich für die europäischen Unternehmen durch die Einführung von E-Invoicing deutliche Kosteneinsparungen ergeben werden. Ein Expertenteam der Europäischen Union geht in seinem „E-Invoicing's Mid-Term Report“ von Kosteneinsparungen von bis zu 200 Milliarden Euro aus. Diese Summe könnte beispielsweise in die Entwicklung von Innovationen, in die Unterstützung des Geschäftswachstums und den Aufbau einer „gesünderen“ Wirtschaft investiert werden.

Die Verwendung von Technologie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, wie das E-Invoicing, spart nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Effizienz der gesamten Lieferkette. Mit E-Invoicing sehen sich Unternehmen weniger Zahlungsverzögerungen gegenüber, sparen Druck- und Portokosten, und erreichen ein automatisiertes, integriertes System für effizientere Prozesse. Weiterhin werden große Umweltverbesserungen erzielt, nicht nur durch die Verwendung von weniger Papier, sondern auch durch Vermeidung der Energiekosten für den Transport von Rechnungen. Demselben Halbjahresbericht des Expertenteams zu E-Invoicing zufolge können allein durch E-Invoicing jedes Jahr bis zu drei Millionen Tonnen an CO2-Emissionen eingespart werden.

Die EU treibt aus diesem Grund die Initiative zur Vereinheitlichung von Rechnungsstandards in Europa bis 2013 voran. Das Ziel der Kommission ist es, dass E-Invoicing bis 2020 die vorherrschende Form der Rechnungsstellung in Europa wird.

Bis heute sind die meisten europäischen Unternehmen aber nicht ausreichend vorbereitet. Viele Unternehmen, die gerne von einer papierbasierten Rechnungsstellung auf die elektronische Rechnungsstellung wechseln möchten, müssen noch eine Reihe von Hindernissen auf dem Weg hin zu einem vollständig digitalisierten Prozess überwinden. Als Haupthindernisse können offenbar genannt werden, fehlendes technologisches Wissen, nicht ausreichende technische Kapazitäten, mangelndes Vertrauen in die Sicherheit von digitalisierten Daten sowie eine fehlende Akzeptanz auf Seiten der Lieferanten und Kunden, die anscheinend noch nicht bereit sind, auf gedruckte Rechnungen zu verzichten.

Mit i-Invoicing bietet Ricoh Unternehmen eine einzigartige Unterstützung, wenn es um einen Wechsel von gedruckten Rechnungen hin zu einem vollständig digitalisierten Verfahren geht.  Diese Umstellung funktioniert nicht über Nacht. Ein strukturierter Übergang hin zu einer elektronischen Rechnungsstellung muss in mehreren Schritten durchgeführt werden.

Daher benötigen Unternehmen für die Zeit des Übergangs hin zu einer rein digitalen Arbeitsweise eine Lösung, mit der sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen parallel verwaltet werden können. Mit i-Invoicing bietet Ricoh einen Service, der sowohl gedruckte Rechnungen als auch digitale Prozesse umfasst, und ermöglicht so einen strukturierten Übergang.

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