Et nyt perspektiv: Dokumentstyring
Globalisering, mobile og cloud computing samt ændring af demografien på arbejdspladser er ensbetydende med, at organisationer igen skal tage deres arbejdsmetoder op til overvejelse.
Samtidig bliver der konstant oprettet, lagret og læst informationer verden over, hvilket gør det svært for nogle virksomheder at følge med.
Disse ændringer påvirker den måde, virksomheder håndterer deres data. Dokumentstyring skal sikre, at medarbejderne altid har adgang til informationer, uanset hvor de befinder sig, så der skabes øget effektivitet og produktivitet.
For at vise dig fordelene ved optimeret dokumentstyring foretager vi nu en bredere undersøgelse om emnet, hvor vi fokuserer på de vigtigste dokumentprocesser inden for HR, økonomi, indkøb og accounts.
Resumé
En undersøgelse foretaget blandt erhvervsledere i Europa viser, at de er usikre på, hvordan de skal opdatere og optimere deres dokumentprocesser i samme tempo, som teknologien ændrer sig. Nu, hvor virksomhederne står over for en yderligere udfordring i form af en stadig mere forskelligartet arbejdsstyrke med medarbejdere på flere forskellige steder og i alle aldre, er det vigtigere end nogensinde før at optimere forretningskritiske dokumentprocesser.
Del 4 af Ricoh Document Governance Index 2012 giver et indblik i de udfordringer, virksomhedsledere står over for – med rådgivning om, hvordan forretningskritiske dokumentprocesser styres effektivt i takt med ny teknologi samtidig med, at medarbejderne inddrages i ændringerne på arbejdspladsen.
Virksomhedsledere ved, at når de introducerer nye processser, ny teknologi eller nye måder at arbejde på, er det nødvendigt at inddrage medarbejderne og forklare, hvorfor der sker ændringer, samt hvilke fordele det vil give dem og virksomheden. Del 3 af Ricoh Document Governance Index 2012 viser imidlertid, at dette ikke altid er tilfældet.
En del medarbejdere siger for eksempel, at de ikke bliver bedt om feedback regelmæssigt og ikke altid tilbydes oplæring. Mange investeringer bliver derfor ikke udnyttet optimalt.
Teknologiens rolle i procesoptimering
Ny teknologi er uden tvivl med til at hjælpe virksomheder med at skabe innovative, fleksible og hurtigere processer og imødekomme kundernes behov. Men som det fremgår af del 2 af Ricoh Document Governance Index 2012, vil teknologien ikke skabe de ønskede forbedringer, hvis den ikke er fuldt ud integreret i hele virksomheden. Ny teknologi er af stor betydning, men det er ikke nødvendigvis løsningen på det hele, da teknologien ikke isoleret set kan forbedre effektiviteten på arbejdspladsen. I stedet for bør den integreres med virksomhedens forretningskritiske dokumentprocesser og medarbejdernes arbejdsmetoder for at skabe sikre, effektive, bæredygtige og – i sidste ende – rentable processer.
Procesprioritering er en udfordring for virksomhedsledere
Da Ricoh Document Governance Index 2009 blev udgivet, var forretningsmiljøet et helt andet end i dag. Globalisering, mobile og cloud computing samt ændring af demografien på arbejdspladser betyder, at organisationer igen skal tage deres arbejdsmetoder op til overvejelse.
Men som Ricoh Document Governance Index 2012 afslører, er de tre år, der er gået, ikke ensbetydende med, at man er blevet klogere.
Er dine forretningskritiske dokumentprocesser effektive?
Deltag i vores undersøgelse for at finde ud af, om dine forretningskritiske dokumentprocesser er effektive. Senere i år vil du få mulighed for at se, hvordan din virksomhed klarer sig sammenlignet med andre.
