La facturación electrónica, una herramienta para potenciar la economía europea

Enero del 2013 es una fecha marcada en la Agenda Digital de la Unión Europea, ya que es el plazo límite para que los estados miembros legislen para igualar el trato de las facturas electrónicas y en papel, y se elimine así una de las barreras a la implementación paneuropea de la facturación electrónica (e-invoicing). Se calcula que, una vez adoptada, la facturación electrónica ahorrará a las empresas europeas una notable cantidad de dinero. Según el Informe de medio plazo del grupo de expertos en facturación electrónica de la Comisión Europea, el ahorro de costes podría llegar hasta los 200.000 millones de euros.

Aprovecharse de la tecnología para mejorar los procesos empresariales como la facturación electrónica, no sólo ayuda a recortar gastos, sino que también mejora su eficiencia. Con la facturación electrónica, las organizaciones se enfrentarán a un menor número de retrasos de pago, ahorrarán dinero de imprimir y enviar y establecerán un sistema automatizado e integrado para mejorar la eficiencia de los procesos. Además, las ventajas ecológicas que pueden conseguirse son considerables, no sólo al reducir el uso del papel, sino también al bajar el gasto energético del transporte de las facturas. Según el mismo informe a medio plazo del grupo de expertos en facturación electrónica, sólo a través de la facturación electrónica podría conseguirse un ahorro de hasta 3 millones de toneladas de CO2.

En consecuencia, la UE está dirigiendo la iniciativa para armonizar las normativas acerca de la facturación por toda Europa para el 2013. El objetivo de la Comisión es conseguir en Europa un predominio de la facturación electrónica para el 2020.

No obstante, hoy en día, la mayoría de compañías europeas están muy lejos de estar preparadas. Muchas de las empresas que están intentando realizar el cambio de la facturación en papel a la electrónica, todavía se encuentran con gran número de obstáculos a la hora de adoptar un proceso totalmente digitalizado. Las principales barreras parecen ser la falta de capacidad tecnológica, cierta desconfianza en la seguridad de los datos digitalizados y la icompatibilidad con parte de proveedores y clientes que todavía no están preparados para dejar de lado los sistemas en papel.

El servicio i-Invoicing gestionado por Ricoh ayuda a las organizaciones a realizar el cambio del papel al formato digital, cosa que no se puede realizar de la noche a la mañana. La transición hacia la facturación electrónica debe realizarse en diferentes fases y, en consecuencia, las compañías necesitan un proceso para gestionar al unísono tanto las facturas en papel como las electrónicas mientras ellas, sus clientes y los proveedores, llevan a cabo la transición hacia el mundo digital.

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