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Une perspective nouvelle : la gouvernance documentaire

La mondialisation, la mobilité et le Cloud, ainsi que l'évolution du profil démographique des travailleurs contraignent les entreprises à repenser leurs méthodes de travail.

De plus, la création de données, leur stockage et leur lecture se fait depuis une multitude de points d'accès dont le nombre ne cesse de croître, générant des difficultés majeures pour les entreprises qui souhaiteraient en garder la maîtrise.

Ces changements se répercutent sur les méthodes de gestion documentaire des entreprises, ce que nous appelons la « gouvernance documentaire ». Celles-ci doivent assurer leur efficacité économique, l'équilibre entre accessibilité et sécurité de leurs données et l'intégration de ses dernières dans l'ensemble de leurs processus. 

Pour mieux comprendre ces répercussions, nous développons nos recherches sur la gouvernance documentaire en nous concentrant sur les processus documentaires essentiels au quotidien des services fondamentaux de l'entreprise  : RH, Comptabilité, Achats et Commercial.

 

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Résoudre le casse-tête des priorités relatives à  la gestion documentaire

Une étude européenne a montré que les dirigeants d’entreprise ne savent pas réellement organiser la mise à jour et les améliorations de leurs processus documentaires en tenant compte des changements technologiques. Face au challenge supplémentaire que représente la gestion d'un personnel aux profils de plus en plus diversifiés (des employés géographiquement dispersés et de générations différentes), les entreprises ont plus que jamais besoin d’optimiser leurs processus documentaires sensibles.

La quatrième partie de l’Indice de Gouvernance documentaire Ricoh 2012 permet de mieux comprendre les challenges auxquels sont confrontés les dirigeants d’entreprise. Elle inclut des conseils pour gérer avec efficacité les processus documentaires sensibles en tenant compte des changements technologiques et simultanément impliquer les employés dans l’évolution du lieu de travail.

Le casse-tête des processus du point de vue des employés
Le casse-tête des processus du point de vue des employés

Les chefs d'entreprises le savent : l'introduction de nouveaux processus, technologies ou méthodes de travail est une démarche qui nécessite la participation des employés. Il faut leur expliquer les raisons de ces changements et les bénéfices qu'ils apportent tant pour eux que pour l'entreprise. Mais la troisième partie de l'Index de gouvernance documentaire de Ricoh 2012 montre les limites de cette participation des employés.

Nombre d'entre eux affirment ne pas avoir régulièrement l'occasion d'exprimer leur opinion, ce qui explique pourquoi quantité d'investissements ne sont pas pleinement exploités.

Le rôle de la technologie dans le casse-tête des priorités de la gestion documentaire

Le rôle de la technologie dans le casse-tête des priorités de la gestion documentaire

Certes, la technologie offre aux entreprises la possibilité d'élaborer de nouvelles méthodes de travail, plus souples et plus rapides, plus en phase avec les exigences du marché. Cependant, comme la deuxième partie de l'Indice Ricoh de la Gouvernance documentaire 2012 le montre, cette technologie ne sert cet objectif que si elle est intégrée à l'organisation.  Mais la technologie ne doit pas être considérée comme un remède universel, car elle ne peut transformer à elle seule le lieu de travail. Pour qu'une telle transformation ait lieu, la technologie doit être entièrement intégrée aux processus documentaires et aux méthodes de travail des employés, pour faire en sorte que grâce à elle, les processus fonctionnement correctement et qu'ils sont plus rapides et plus sûrs.

Les dirigeants d’entreprise restent perplexes devant le casse-tête des priorités de la gestion documentaire.

Les dirigeants d’entreprise restent perplexes devant le casse-tête des priorités de la gestion documentaire.

Lorsque l’Indice de la Gouvernance documentaire 2009 est paru, l’environnement de l’entreprise était très différent de ce qu’il est aujourd’hui. La mondialisation, la mobilité et le Cloud, ainsi que l'évolution du profil démographique des travailleurs contraignent les entreprises à repenser leurs méthodes de travail.

Mais trois années supplémentaires n'ont malheureusement pas apporté leur lot de sagesse ! Comme le prouve l'indice de la gouvernance documentaire 2012.

Les processus documentaires sensibles de votre entreprise sont-ils connectés ?

Répondez à notre court  questionnaire pour savoir si vos processus documentaires sensibles sont connectés. Consultez les résultats et l'analyse comparative sur ce même site un peu plus tard dans l'année.