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Les dirigeants d’entreprise restent perplexes devant le casse-tête des priorités de la gestion documentaire.

L'Indice Ricoh de la gouvernance documentaire 2012 décrit l'impact de l'environnement professionnel sur les processus documentaires sensibles qui articulent au quotidien l'activité des services RH, Comptabilité, Achats et Commercial, tenant informés les collaborateurs, assurant les transactions et garantissant les obligations légales et de conformité.

Comparant les résultats de l'Indice 2009, à ceux de 2012, nous constatons que :

  • Les dirigeants d’entreprise restent perplexes devant le casse-tête des priorités de la gestion documentaire. Par conséquent, nombre d’entre eux n'ont pas amélioré ou actualisé leurs processus documentaires. La croissance constante des données, la gestion de fournisseurs multiples, les marchés émergents font partie des principales tendances qui affectent leurs processus documentaires en 2012.
  • Moins de la moitié ont développé et mis en œuvre une stratégie de gestion documentaire complète, soit une progression de seulement 4% par rapport à 2009. De nombreuses entreprises ont défini des objectifs extérieurs à un cadre stratégique, ce qui est révélateur d'une incertitude quant aux choix requis pour s’adapter aux changements.
  • Pendant ces trois dernières années, un renversement des tendances a redéfini les priorités de la gestion documentaire, les risques ayant remplacé les coûts sur la première ligne des priorités. De nouveaux objectifs ont remplacé les anciens, indiquant que leur assemblage dans un cadre stratégique cohérent pose des difficultés.
  • Les révisions sont régulières, mais sont-elles efficaces ? Les entreprises évaluent régulièrement leurs processus documentaires, mais dans la majorité des cas ces révisions ne génèrent aucun changement. Cela signifie que l'approche de haut niveau adoptée ne permet pas de comprendre totalement et facilement la gestion des processus, ni d’identifier les goulets d’étranglement, ou de choisir des méthodes d'amélioration, sans parler des procédures de suivi et d’amélioration continue.

La maîtrise des processus documentaires sensibles peut apporter aux entreprises européennes des avantages concurrentiels. Mais la première étape consiste à développer une stratégie de gestion rigoureuse à long terme.

La collaboration avec un partenaire expert aidera l'entreprise à résoudre le casse-tête des priorités de ses processus en lui permettant de :

  • Créer une stratégie pour gérer des processus documentaires basée sur des objectifs spécifiques émanant d'objectifs stratégiques
  • Effectuer des évaluations mettant en lumière les possibilités de changement 
  • Améliorer les processus inefficaces et faire progresser la productivité et l'efficacité à tous les niveaux de l'entreprise.

Contactez Ricoh pour en savoir plus, téléchargez l'étude, ou répondez à ce bref questionnaire pour évaluer l'interconnexion de vos processus documentaires critiques.