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Résoudre le casse-tête des priorités relatives à  la gestion documentaire

Le casse-tête des priorités relatives à la gestion documentaire : perspectives pour les dirigeants d’entreprise en Europe

D’après l’Indice Gouvernance documentaire Ricoh 2012, les dirigeants des entreprises européennes reconnaissent le rôle important joué par des processus documentaires accessibles en tout point à tout moment, capables d’attirer et de fidéliser les clients, de répondre aux exigences réglementaires, de faciliter les transactions financières dans toute l’entreprise. Mais nombre d’entre eux n’ont pas pu intégrer les changements rapides de la technologie et des méthodes de travail dans les processus documentaires existants. Par conséquent, les systèmes ne sont pas toujours connectés, les données sont souvent mal structurées, et les employés ne peuvent pas accéder à des informations sensibles alors même que le besoin est crucial.

Dernière partie de l’Indice, ce livre blanc explore les causes et présente aux décideurs quatre étapes pour garantir l'interconnectivité de leurs processus documentaires et leur capacité à répondre aux besoins de leurs activités aujourd’hui et demain :

1. En Europe, les dirigeants d’entreprise devraient s’impliquer davantage dans les processus documentaires. La création, le partage et l’utilisation des informations à tous les niveaux de l’entreprise ont besoin de leur supervision.

2. Ils devraient envisager de travailler avec un expert pour assembler les pièces du casse-tête. Il n’est pas possible d’évaluer et d’améliorer séparément les processus documentaires, la technologie de leur gestion et le personnel qui les utilise chaque jour.

3. L’implémentation de nouvelles méthodes de travail passe par une participation plus active des employés concernés. Comme ils utilisent ces processus tous les jours, il est indispensable de les consulter, d’agir en tenant compte de leur expérience et de leurs opinions, et de mettre en œuvre un programme de gestion du changement pour contrôler que toutes les améliorations donnent les résultats souhaités.

4. Un processus continu de gouvernance et d’amélioration est une nécessité absolue. Il permet d’identifier et d’éliminer les goulets d’étranglement restants, d’identifier et de reproduire les meilleures solutions dans toute l’entreprise.

Les entreprises capables de maîtriser la gestion des processus documentaires sensibles seront capables de réussir dans l’environnement professionnel de demain, qui sera de plus en plus global et rapide.

Pour en savoir plus : contactez Ricoh, téléchargez l'étude, ou répondez à ce court questionnaire pour juger l'interconnexion de vos processus documentaires sensibles.