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La technologie est considérée indépendamment de la gestion des processus documentaires car les entreprises privilégient la nouveauté technologique à la bonne articulation entre ces deux domaines. 

La première partie de l'Indice Ricoh de la Gouvernance documentaire 2012 s'est intéressé à la gestion des processus documentaires sensibles en Europe. Cette deuxième partie de l'Indice examine dans quelle mesure la technologie coexiste sans heurt avec la gestion des processus documentaires sensibles (tels que la facturation, la gestion des informations RH, les achats) et elle identifie les domaines dans lesquels les améliorations de cette gestion sont freinées par une informatique inefficace. Les conclusions principales sont les suivantes :

-Conclusion 1 : Les entreprises exploitent les dernières technologies, mais elles n'en optimisent pas leur utilisation. L'adoption du cloud progresse, mais les opinions restent partagées concernant sa capacité réelle à favoriser ou non la gestion des processus documentaires.

-Conclusion 2 : En termes d'investissement, un fossé se creuse entre le back et le front office. L'inefficacité du partage des informations à tous les niveaux de l'entreprise peut créer des goulets d'étranglement.

- Conclusion 3 : Les entreprises conseillent aux autres de maximiser leurs investissements sur le matériel existant et d'inciter leurs employés à en faire autant, mais elles restent nombreuses à admettre qu'elles investissent dans les dernières technologies avant d'avoir réellement assimilé les fonctionnalités des systèmes déjà en place.

- Conclusion 4 : Les technologies sont évaluées indépendamment des processus. Par conséquent, l'articulation entre la technologie utilisée et les processus documentaires sensibles ne peut être assurément la meilleure ; il est alors plus difficile d'identifier les défauts et de mettre en oeuvre de nouvelles méthodes au sein de l'entreprise.

En choisissant un partenaire capable d'apporter une expertise prouvée de la gestion documentaire et des technologies pertinentes, les entreprises peuvent identifier et assembler les pièces du casse-tête. Parce qu'il apporte une vision globale du fonctionnement des processus et de la technologie – individuellement et collaborativement – le spécialiste peut identifier les possibilités d'optimisation et les suppressions des goulets d'étranglement dans toute l'entreprise. Il peut aussi introduire une approche globale de la gestion du changement pour garantir la participation des collaborateurs aux nouvelles méthodes de travail, et leur permettre d'optimiser les avantages de la technologie dans les processus documentaires sensibles.

Grâce à la collaboration d'un partenaire spécialisé, les entreprises réussissent leur puzzle des priorités de la gestion documentaire en :

  • Créant une stratégie pour gérer leurs processus documentaires avec des résultats en ligne avec les objectifs de l'entreprise
  • Effectuant des révisions périodiques qui seront un vrai moteur de changement 
  • Améliorant les processus inefficaces, l'efficacité et la productivité de leur organisation.

Pour en savoir plus : contactez Ricoh, téléchargez l'étude, ou répondez à ce court questionnaire pour juger l'interconnexion de vos processus documentaires sensibles.