774

Protection des données : naviguez dans un monde nouveau grâce aux réglementations de l'UE

Depuis l'introduction par l'Union européenne en 1995 de sa directive, toujours d'actualité, relative à la protection des données, une révolution technologique s'est produite et a irréversiblement changé la manière dont nous recueillons, stockons et partageons nos informations. La prolifération de l'Internet et du cloud rend plus complexe que jamais la tâche des entreprises qui doivent gérer des données personnelles dans différents pays d'Europe. L'écart croissant entre la législation sur la protection des données et la technologie en constante évolution inquiète la Commission européenne qui souhaite le réduire, au travers d'une réforme qui transformera la manière dont les données personnelles sont protégées et réglementées dans l'ensemble de l'UE. Cette nouvelle réglementation sur la protection des données vise à créer une normalisation et à offrir des opportunités de croissance aux entreprises européennes en simplifiant la gestion des différentes réglementations entre les pays. Toutefois, la réforme proposée imposera aux entreprises d'être plus responsables et fiables par rapport au traitement des données de leurs clients. Cela mettra au défi leur gestion documentaire et ainsi, leur politique en matière de sécurité des données.

Mais les entreprises sont-elles prêtes ? Selon la proposition de réforme, les entreprises devront obtenir l'accord explicite des clients avant de traiter leurs données personnelles. Elles devront également répondre dans des délais convenables aux demandes de clients qui souhaitent voir leurs données personnelles supprimées et être prêtes à transférer sans problème les données personnelles de clients vers un autre prestataire lorsque cela leur est demandé.

D'après une étude commandée par Ricoh, il s'avère que cela sera très difficile pour beaucoup d'entre elles. Aujourd'hui, un nombre surprenant d'entreprises, à savoir 57 pour cent, n'a mis en place ni entièrement développé aucune stratégie pour gérer leurs processus documentaires critiques. Pour se conformer à une nouvelle législation, de nombreuses entreprises en Europe devront optimiser leurs processus documentaires qui permettent l'échange d'informations au sein de leur organisation. Pour beaucoup d'entre elles, le plus dur est de savoir par où commencer.

Il serait bénéfique pour les entreprises partout en Europe de faire évaluer leurs processus documentaires par un expert de confiance, pour s'assurer qu'elles sont équipées pour, à la fois profiter et se conformer au nouveau régime de protection des données de l'UE, tout en leur permettant de se concentrer sur leur activité première. Une gouvernance stricte et des audits réguliers sont les meilleurs moyens d’assurer les entreprises contre d'éventuelles crises relatives aux données, dont les conséquences sont parfois dramatiques : lourdes amendes, réputation en berne et fuite des clients.

Les dispositions de la réforme de la protection des données font l'objet de débats houleux au Parlement européen. Avec plus de 3 000 amendements soumis, le format final de la nouvelle réglementation est toujours imprécis. Ce qui est clair toutefois, c'est que la réforme incitera enfin les entreprises européennes à être plus responsables et fiables par rapport au traitement des données de leurs clients. Ainsi, il n'a jamais été aussi important pour les organisations de sécuriser chaque étape de leurs processus documentaires, depuis la création du document jusqu'à sa distribution, sa mise à disposition et sa publication. Les entreprises qui s'adapteront rapidement aux nouvelles règles non seulement éviteront des brèches de sécurité coûteuses mais profiteront également d'un meilleur partage des informations, leur donnant l'avantage dans la course à la confiance des clients et enfin à leur part de marché.

Lire l'article en entier.

  • Poll

    • Quels éléments entraîneront les changements les plus importants dans vos processus opérationnels critiques ?

  • La prolifération des données (« Big Data »)
  • Les médias sociaux dans les entreprises
  • Un bureau sans papier
  • Une plus grande capacité informatique, plus de stockage et de bande passante grâce au « Cloud »
  • Une prise de décision décentralisée par les employés
  • Les innovations inspirées par les clients