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Dynamiser l'économie européenne grâce à la facturation électronique

Janvier 2013 est une échéance importante pour l'une des mesures phares de la Stratégie numérique de l'Union européenne, puisqu'elle marque la date limite à laquelle les états membres devront avoir légiféré en vue de conférer un statut équivalent aux factures papier et électroniques – faisant ainsi disparaître un des obstacles majeurs au développement à l'échelle européenne de la facturation électronique (e-invoicing). D'après les estimations, une fois adoptée, la facturation électronique devrait permettre aux entreprises européenne d'économiser des sommes d'argent colossales ; le groupe d'experts sur la facturation électronique de la Commission européenne, dans son rapport à mi-parcours, tablait sur des économies s'élevant à 200 milliards par an. Cela représente des fonds qui peuvent être réinvestis dans l'innovation, supportant ce faisant la croissance des entreprises et participant de l'assainissement de l'économie.

Non seulement le fait d'utiliser la technologie pour améliorer les processus d'entreprise, comme avec la facturation électronique, permet de réduire les coûts, mais cela induit également l'amélioration de l'intégralité de la chaîne d'approvisionnement. Grâce à la facturation électronique, les entreprises rencontrent moins de retards de paiement, réalisent des économies sur les frais d'impression et postaux and peuvent mettre en place un système intégré automatisé qui permet d'améliorer les processus. De plus, ce la se traduit également par des gains significatifs au plan environnemental, grâce à la réduction de la consommation de papier, d'une part, et de la consommation d'énergie liée à l'acheminement des factures, d'autre part. Toujours selon le même rapport à mi-parcours du groupe d'experts, l'adoption généralisée de la facturation électronique pourrait permettre de réduire chaque année les émissions de CO2 de plus de 3 millions de tonnes, en Europe.

Ainsi, l'Union européenne est à la tête d'une initiative visant à harmoniser les normes de facturation en Europe d'ici à 2013, le but de la Commission étant de faire en sorte que la facturation électronique soit la forme la plus répandue dans l'UE d'ici à 2020.

Et pourtant, à ce jour, la plupart des entreprises européennes sont loin d'être parées. Bien qu'un grand nombre d'entre elles cherchent à passer de la facture papier à la facture électronique, celles-ci se heurtent encore à divers obstacles les empêchant d'adopter un processus entièrement numérique. Les principaux freins semblent être le manque d'expertise ou de capacité technologique, une confiance limitée dans la sécurité des données numérisées et le refus opposé par les fournisseurs ou les clients qui ne sont pas encore prêts à laisser tomber le papier.

L'i-Invoicing selon Ricoh est une approche unique en ce sens qu'elle vise à accompagner les entreprises tout au long de la transition du papier vers le numérique – qui ne peut se faire du jour au lendemain. Le passage à la facturation électronique devant être réalisé en plusieurs phases, les entreprises concernées devront donc disposer d'un processus leur permettant de gérer factures papier et électronique en parallèle, le temps que les entreprises elles-mêmes, leurs clients et leurs fournisseurs soient tous passés au numérique. Ricoh, avec son service permettant de gérer simultanément les formats papier et numérique aide les entreprises durant cette transition.

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