Les processus documentaires ont des répercussions à travers toute l’entreprise.​

Il ne fait aucun doute que l'optimisation des processus documentaires critiques a un impact énorme sur les entreprises. Elle permet de réduire les coûts et d'améliorer à la fois la productivité, l'efficacité des employés et le service à la clientèle.

L'Indice Ricoh de l'efficacité des processus le montre : les organisations européennes savent qu'elles n'obtiendront des résultats que si leurs processus critiques sont bien conçus. C'est en améliorant le partage des connaissances et l'efficacité des effectifs, et en réduisant le nombre d'erreurs liées au traitement des informations qu'elles seront en mesure de réagir rapidement aux besoins de leurs clients, d'accroître leur efficacité en interne et de réduire leurs coûts. 

Les informations circulent et il faut les protéger. Les entreprises européennes doivent renforcer la sécurité des données, car malgré les moyens technologiques dont elles disposent, 36 % d'entre elles reconnaissent avoir perdu ou égaré des informations importantes, et 1 sur 12 confie que ses documents critiques ne sont toujours pas protégés.

Les processus documentaires sont tentaculaires et pour les maîtriser, il faut les redéfinir de bout en bout et à chaque échelon de l’entreprise. 

Dissocier le partage des connaissances, la productivité et la sécurité ne permettra pas d'obtenir les améliorations nécessaires. Les entreprises doivent se pencher sur les relations qui unissent les processus, les employés et la technologie. Ainsi, elles pourront optimiser leurs processus de traitement de la documentation et des informations sensibles dans l’ensemble de leur organisation.

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