Les processus opérationnels actuellement mis en œuvre dans les entreprises européennes monopolisent inutilement beaucoup de main-d’œuvre.

Jamais par le passé la croissance de la quantité d'informations, la possibilité d’y accéder et de les partager n’avaient été aussi soutenue qu’aujourd'hui grâce au numérique. Pourtant, l’Indice d’efficacité des processus produit par Ricoh montre que les processus fondamentaux des entreprises peuvent encore être substantiellement améliorés, car seuls des processus réellement efficaces permettent d'exploiter pleinement les données. Selon cette étude, il s’avère que les entreprises européennes recourent encore souvent à un traitement manuel de leurs informations, ce qui nécessite un temps de travail considérable.      

Seules 22 % des entreprises européennes ayant participé à cette enquête sont dotées de processus de traitement des informations sensibles entièrement automatisés. Ces chiffres mettent en évidence l'inefficacité de la gestion du temps et des processus au sein des entreprises européennes. Outre le risque accru de non-conformité avec les règles de sécurité et celui de perdre ou d'égarer des informations, le service à la clientèle est lui aussi affecté, car les employés passent plus de temps que nécessaire au traitement des transactions commerciales. Ils sont aussi dans l'impossibilité de partager efficacement les informations avec d'autres départements, ce qui entraîne une duplication des tâches et restreint la productivité des travailleurs distants.

Il ressort également de cette étude que les entreprises redéfinissent régulièrement leurs processus documentaires dans le but de les améliorer et de les rendre plus opérants. Mais force est de constater qu'elles ne parviennent pas à pallier leurs faiblesses au sein de leur organisation.

Les dirigeants doivent prendre en main la refonte des processus critiques de leur entreprise et adopter une approche globale, touchant l'ensemble de l'organisation. L'objectif final doit viser la transformation et la maximisation des relations unissant les processus, les clients et les employés. L'ensemble du personnel doit être impliqué dans cette transformation, car la clé d'une optimisation réussie des processus documentaires réside dans la création de liens entre les personnes, les processus et la technologie.

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