Les entreprises négligent la sécurité de leurs documents.​

L'information est un actif précieux de l'Entreprise et, à ce titre, sa sécurité doit être assurée à chaque étape du processus de gestion du document.

L'indice d'efficacité des processus Ricoh démontre la sensibilité des entreprises en Europe aux failles de sécurité, à la perte des données, au détournement de la propriété intellectuelle et par conséquent à la dégradation de leur réputation.

Seules 43% des entreprises en Europe restreignent l'accès à leurs documents sensibles et 24% d'entre elles relèguent la gestion de leur sécurité au niveau de chaque employé. Les documents sensibles sont donc accessibles à n'importe quelles personnes qu'il s'agisse d'employés ou d'individus extérieurs.

De plus, seules 39% des entreprises sont en capacité d'auditer leurs activités générant des documents sensibles, ce qui signifie que plus de la moitié des entreprises ne savent pas qui détient les droits d'accès, de modification ou d'impression sur leurs documents les plus importants.

Si négliger la sécurité de ces informations peut avoir des conséquences bien plus lourdes que l'on peut l'imaginer pour l'entreprise, alors les bénéfices de l'optimisation des processus documentaires vont bien au-delà de la simple réduction des coûts et de l'amélioration de la productivité et du service client.

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