Új perspektíva: dokumentumkezelés
A globalizáció, a mobil és felhő alapú számítástechnika, valamint a változó munkahelyi környezet miatt a cégeknek újra kell gondolniuk működésüket.
Az információ immár bárhol és bármikor létrehozható, tárolható és elérhető kell, hogy legyen, ami jelentős gondot okoz az azon vállalkozásoknak, melyek nem tudnak lépést tartani.
Ezek a változások hatással vannak a dokumentumokkal kapcsolatos folyamatokra – ezeket hívják ‘dokumentumkezelésnek’ – is a cégeknél, hiszen biztosítani kell a hatékony és eredményes munkát, meg kell találni a hozzáférhetőség és a biztonság közötti egyensúlyt és mindezt integrálni kell a cég teljes tevékenységébe.
A hatások jobb megértése érdekében folytatjuk a dokumentumkezelés kutatását, annak olyan alapvető részeire összpontosítva, mint a munkaügy, pénzügyek, beszerzés és számlázás.
Összefoglalás
Egy az európai cégvezetők körében végzett kutatás rámutatott arra, hogy sok esetben nehezen megoldható a dokumentumfolyamatok frissítésének és javításának hozzáigazítása a technológiai változások üteméhez. Sosem volt még ennyire aktuális a kritikus üzleti dokumentumfolyamatok optimalizálása, mint most, amikor a vállalkozások számára további kihívást jelent az egyre diverzifikáltabb munkaerő kezelése, a különböző helyeken található, eltérő generációkhoz tartozó alkalmazottak irányítása.
A Ricoh Document Governance Index 2012 4. része betekintést nyújt a cégvezetők előtt álló kihívásokba, tanácsokat ad a kritikus üzleti dokumentumfolyamatok oly módon történő hatékony kezelésére vonatkozóan, hogy az alkalmazottak is részt vállaljanak a munkahelyek átalakításában.
A cégvezetők tisztában vannak azzal, hogy egy új folyamat, technológia vagy munkamódszer bevezetésekor az alkalmazottakat végig kell vinni az úton: elmagyarázni, miért vezetik be az újat, annak mik az előnyei a cég és az ott dolgozók számára. A Ricoh Document Governance Index 2012 3. része ugyanakkor azt mutatja, hogy ez nem mindig történik így.
Sok alkalmazott nyilatkozott úgy, hogy elmaradt a visszajelzéseik rendszeres összegyűjtése és nem mindig kaptak megfelelő képzést – mindez azt jelenti, hogy az üzleti befektetések sok esetben nem hasznosulnak maximálisan.
A technológia szerepe a folyamatprioritási kirakósban
Senki sem vitatja, hogy a technológia segíthet a cégeknek új, rugalmas és gyorsabb módszereket meghonosítani a mindennapi munkamódszerek és a piaci igények kielégítése területén. Ugyanakkor, mint arra a Ricoh Document Governance Index 2012 2. része rámutat, a technológiának kevés haszna van, ha nincs teljesen a cégbe integrálva. Nyilvánvaló, hogy a technológia nem tekinthető csodaszernek, és nem valószínű, hogy önmagában képes hatékonyan átalakítani a munkahelyeket. Sokkal célszerűbb maximálisan integrálni a cég számára kritikus dokumentumfolyamatokkal és az alkalmazottak tevékenységével, így támogatva a szervezet gördülékenyebb, gyorsabb és biztonságosabb működését.
A cégvezetőknek nagy kihívást jelent a folyamatprioritási kirakós
A Ricoh Document Governance Index 2009 közzétételekor az üzleti környezet jelentősen különbözött a mostanitól. Az új trendek – mint a globalizáció, a mobil és felhő alapú számítástechnika vagy a változó munkahelyi környezet – miatt a vállalkozásoknak gyorsan változtatniuk kellett az alkalmazott munkamódszereken.
A Ricoh Document Governance Index 2012 viszont azt mutatta, hogy az eltelt három év nem feltétlenül jelentett három okosan felhasznált évet.
Mennyire összekapcsoltak Önöknél a cég számára kritikus dokumentumfolyamatok?
Töltse ki rövid kérdőívünket, hogy megtudhassa, mennyire összekapcsoltak cége kritikus dokumentumfolyamatai, és nézzen vissza még az idén, hogy összevesse az eredményt más vállalkozásokéval.
