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Una nuova prospettiva: la Governance Documentale

La globalizzazione, il mobile computing, il cloud computing e i cambiamenti demografici sul posto di lavoro comportano che le organizzazioni hanno necessità di ripensare il loro modo di agire.

Contemporaneamente, le informazioni vengono create, archiviate ed estratte da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, procurando preoccupazioni alle aziende che non sono in grado di gestirne i flussi.

Questi cambiamenti influiscono sulle modalità adottate dalle aziende per la gestione dei loro documenti: è ciò che chiamiamo 'governance documentale', e garantisce che tali documenti siano trattati in modo effiìciente ed efficace, assicurino l'equilibrio tra accessibilità e sicurezza e si integrino in tutti gli ambiti dell'azienda.

Per comprendere in profondità questo tipo di influssi stiamo aggiornando la nostra ricerca sulla governance documentale, concentrando l'attenzione sui processi documentali di base, come quelli riguardanti il personale, il settore finanziario, degli acquisti e della contabilità.

 

Riassunto

Risolvere la complessità dei processi documentali

Uno studio condotto riguardo i responsabili aziendali d'Europa mostra come essi siano confusi circa il modo di aggiornare e migliorare i processi documentali seguendo lo stesso ritmo che caratterizza i cambiamenti della tecnologia. In presenza di aziende che si trovano ad affrontare la sfida legata alla gestione di una manodopera sempre più diversificata, di dipendenti che si trovano in luoghi differenti e appartengono a generazioni differenti, l'ottimizzazione dei processi documentali critici per le aziende non è stata mai importante come ora.

La quarta parte del Ricoh Document Governance Index 2012 offre una chiave di lettura per i cambiamenti che i leader aziendali devono fronteggiare, fornendo consigli su come gestire in modo efficace i processi documentali critici per le aziende di pari passo con la tecnologia, coinvolgendo allo stesso tempo i dipendenti nei cambiamenti che riguardano il posto di lavoro.

Cosa pensano i dipendenti della complessità dei processi
Cosa pensano i dipendenti della complessità dei processi

Come è noto a ogni dirigente aziendale, quando si introduce un nuovo processo, una nuova tecnologia o una nuova modalità di lavoro è di importanza cruciale coinvolgere in tale percorso i dipendenti, spiegando loro le motivazioni in base alle quali si sta introducendo qualcosa di nuovo e quali ne sono i vantaggi, sia per l'azienda che per i dipendenti stessi. Purtroppo, la Parte 3 del Ricoh Document Governance Index 2012 mette in evidenza che non sempre ciò accade.

Molti dipendenti sostengono che i loro suggerimenti non vengono raccolti regolarmente e che non vengono organizzati corsi di formazione, il che si traduce nel fatto che molti investimenti aziendali non riescono ad esprimere la loro piena potenzialità.

Il ruolo svolto dalla tecnologia nel ‘puzzle’ documentale

Il ruolo svolto dalla tecnologia nel ‘puzzle’ documentale

Senza alcun dubbio la tecnologia è in grado di aiutare le aziende a scoprire modalità nuove, flessibili e più veloci per lavorare e rispondere alle esigenze del mercato. Peraltro, come spiegato dalla Parte 2 del Ricoh Document Governance Index 2012, la tecnologia è di ben scarsa utilità se non è pienamente integrata in ambito aziendale.  Benché essenziale, la tecnologia non dovrebbe essere vista come una cura per tutti i mali, ed è improbabile che riesca a trasformare da sola il posto di lavoro. Al contrario, dovrebbe integrarsi pienamente nei processi documentali critici per le aziende e nelle modalità di lavoro dei dipendenti al fine di garantire che l'organizzazione possa funzionare in modo più lineare, rapido e sicuro.

I responsabili aziendali sono confusi dalla complessità dei processi documentali

I responsabili aziendali sono confusi dalla complessità dei processi documentali

Quando è stato pubblicato il Ricoh Document Governance Index 2009, l'ambiente in cui operavano le aziende era profondamente differente da quello di oggi. Tendenze quali la globalizzazione, il mobile computing, il cloud computing e la demografia mutevole del posto di lavoro implicano che le aziende hanno dovuto adattare rapidamente il loro modo di operare.

Ma gli anni trascorsi non corrispondono sempre ad una maggiore saggezza, e il Ricoh Document Governance Index 2012 lo dimostra.

In che misura sono collegati i vostri processi documentali aziendali critici?

Rispondente subito al nostro breve sondaggio per scoprire in che misura sono connessi i vostri processi documentali aziendali critici, e poi partecipare ad una verifica più avanti nel corso dell'anno per scoprire il posizionamento della vostra azienda rispetto ad altre.