Et nytt perspektiv: Dokumentstyring
Globalisering, mobil databehandling, nettsky og endring av demografien på arbeidsplassen medfører at organisasjoner må revurdere måten de arbeider på.
På samme tid blir informasjon opprettet, lagret og hentet fram hvor som helst, når som helst, og det blir vanskelig for virksomheter som ikke klarer å holde tritt.
Disse forandringene virker inn på hvordan virksomheter håndterer dokumentene sine - vi kaller det "dokumentstyring" - for å sikre at de fungerer på en effektiv måte, med balanse mellom tilgang og sikkerhet, og integrere dem i hele virksomheten.
For å forstå disse innvirkningene bedre oppdaterer vi vår forskning på dokumentstyring, og fokuserer på viktige dokumentprosesser, som f.eks. de i HR, finans, innkjøp og regnskap.
Sammendrag
En undersøkelse av forretningsledere i Europa viser at de er forvirret over hvordan de kan oppdatere og forbedre dokumentprosesser i samme tempo som teknologien forandrer seg. Virksomheter må avfinne seg med nok en utfordring, nemlig det å administrere en arbeidsstyrke som blir mer og mer uensartet, med ansatte på forskjellige steder og av forskjellige generasjoner, derfor har optimalisering av forretningskritiske dokumentprosesser aldri vært så viktig som det er i dag. . .
4. del av Ricoh Document Governance Index 2012 gir et innblikk i de utfordringene forretningsledere må avfinne seg med, med råd om hvordan man kan styre forretningskritiske dokumentprosesser ved siden av teknologi og samtidig involvere ansatte i forandringer på arbeidsplassen.
Forretningsledere vet at når de innfører en ny prosess, ny teknologi eller en ny arbeidsmåte, så må de ta de ansatte med seg på turen, og forklare hvorfor noe nytt blir innført og hvilke fordeler det medfører - for virksomheten og for de ansatte. Men 3. del av Ricoh Document Governance Index 2012 viser at dette ikke alltid er tilfelle.
Mange ansatte sier at tilbakemeldingene deres ikke hentes inn regelmessig, og at det ikke alltid blir gitt opplæring – det vil si at mange forretningsinvesteringer kanskje ikke oppnår sitt fulle potensial.
Teknologiens rolle i puslespillet med å prioritere prosesser
Det er ikke tvil om at teknologi kan hjelpe virksomheter med å oppdage nye, fleksible og raskere arbeidsmåter og å respondere på behov i markedet. Men, som 2. del av Ricoh Document Governance Index 2012 viser, er ikke teknologi særlig nyttig hvis den ikke er fullt integrert innen virksomheten. Selv om teknologi er helt nødvendig, må den ikke som et vidundermiddel som effektivt kan endre arbeidprosessene alene. Teknologi bør derimot være fullt integrert i forretningskritiske dokumentprosesser og den måten ansatte jobber på, for å forsikre at den hjelper organisasjonen til å drives på en raskere, sikrere og mer effektiv måte.
Forretningsledere synes det er utfordrende å prioritere prosesser
Da Ricoh Document Governance Index 2009 ble publisert, var forretningsmiljøet dramatisk annerledes enn i dag. Globalisering, mobil- og nettskydata og endret sammensetning av arbeidsstyrken er trender som gjør at forretningsvirksomheter må tilpasse måten de arbeider på, og det raskt.
Men at tre år har gått, betyr ikke nødvendigvis at man har blitt tre år klokere, noe som Ricoh Document Governance Index 2012 viser.
Hvor bra er dine forretningskritiske dokumentprosesser?
Svar på vår korte undersøkelse nå for å finne ut hvor bra dine forretningskritiske dokumentprosesser er, og sjekk dem igjen senere i år for å se hvordan din virksomhet står i forhold til andre.
