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Uma nova perspectiva: Gestão documental

Globalização, computação móvel e em cloud e as alterações ao nível do local de trabalho implicam que as empresas precisam de repensar a forma como trabalham.

Ao mesmo tempo, as informações estão a ser criadas, armazenadas e acedidas a partir de qualquer local e a qualquer momento, originando problemas às empresas que não conseguem manter-se actualizadas.

Estas alterações estão a ter um impacto na forma como as empresas gerem os seus documentos – a que chamamos “gestão documental” – para garantir que funcionam de forma eficaz e eficiente, equilibram acessibilidade e segurança e estão integrados na empresa.

Para compreender melhor estes impactos, estamos a actualizar os nossos estudos sobre gestão documental, concentrando-nos em processos documentais chave como os de RH, financeiros, de aprovisionamento e contas.

 

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Um estudo entre líderes empresariais da Europa mostra que os mesmos estão desconcertados sobre a forma de actualizar e melhorar os processos documentais ao ritmo das alterações tecnológicas. Com as empresas a enfrentarem desafios adicionais com a gestão de uma força de trabalho cada vez mais diversificada, com colaboradores em diferentes localizações e de diferentes gerações, nunca foi tão importante optimizar os processos documentais críticos para as empresas.

A Parte 4 do Ricoh Document Governance Index 2012 apresenta uma visão dos desafios que os líderes empresariais enfrentam, com aconselhamento sobre como gerir eficientemente os processos documentais críticos para as empresas em conjunto com a tecnologia, envolvendo ao mesmo tempo os colaboradores nas alterações ao local de trabalho.

O que os colaboradores realmente pensam acerca do puzzle de processos
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Os líderes empresariais sabem que, quando introduzem um novo processo, uma nova tecnologia ou uma nova forma de trabalhar, precisam de envolver os colaboradores ao longo do percurso, explicando o motivo pelo qual está a ser introduzido algo novo e quais são os respectivos benefícios – para a empresa e para os colaboradores. Mas a Parte 3 do Ricoh Document Governance Index 2012 mostra que isto nem sempre acontece.

Muitos colaboradores afirmam que os seus comentários não são recolhidos regulamente e que nem sempre é disponibilizada formação, o que significa que muitos dos investimentos das empresas podem não atingir todo o seu potencial.

O papel da tecnologia no puzzle da prioridade de processos

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Não há dúvidas de que a tecnologia pode ajudar as empresas a descobrirem formas inovadoras, flexíveis e mais rápidas de trabalhar e dar resposta às necessidades do mercado. No entanto, como a Parte 2 do Ricoh Document Governance Index 2012 explica, a tecnologia não tem grande utilidade se não estiver totalmente integrada na actividade.  Apesar de ser essencial, a tecnologia não deve ser encarada como uma solução para tudo e não é provável que consiga transformar o local de trabalho por si só. Em vez disso, deve ser totalmente integrada com os processos documentais cruciais para a empresa, para garantir que ajuda a organização a funcionar de forma mais optimizada, rápida e segura.

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Quando o Ricoh Document Governance Index 2009 foi publicado, o ambiente empresarial era consideravelmente diferente do de hoje. Tendências como a globalização, tecnologias móveis e em cloud e alterações na demografia do local de trabalho ditam que as empresas têm de se adaptar rapidamente às circunstâncias.

Mas o passar de três anos nem sempre significa três anos de sabedoria, conforme revelado no Ricoh Document Governance Index 2012.

De que forma estão ligados estão os processos documentais cruciais na sua empresa?

Responda ao nosso breve inquérito para saber de que forma estão ligados estão os processos documentais cruciais na sua empresa; mais tarde poderá comparar a sua empresa em relação a outras.