Os processos documentais têm um impacto profundo​

Não há dúvida de que a optimização de processos de documentação crítica tem um grande impacto nas empresas pois reduz custos, melhora a eficiência, a produtividade dos funcionários e o serviço prestado aos clientes.

O Estudo da Eficiência de Processos da Ricoh demonstra que as empresas europeias reconhecem que a adopção de processos empresariais bem estruturados produz resultados positivos. Aumentar a partilha de conhecimentos, melhorar a eficácia dos funcionários e reduzir os erros de processamento de informações irá assegurar que as empresas reagem mais rapidamente às necessidades dos clientes, ao mesmo tempo que promovem eficiências internas e reduzem os custos.

Intrinsecamente ligada ao fluxo de informações é a necessidade de as proteger e, obviamente, é necessário tomar mais medidas nesta área. Apesar da tecnologia disponível, 36% das empresas europeias admitem que perderem ou arquivaram incorrectamente informações importantes, e 1 em 12 admitiu que ainda não possui qualquer tipo de segurança para proteger documentos críticos.

A chave para gerir o impacto profundo dos processos de documentação profissional crítica é efectuar uma revisão global a nível da empresa. Rever a partilha de conhecimentos, a produtividade e a segurança como componentes separados não irá produzir as melhorias desejadas. É essencial que as empresas analisem processos, pessoas e tecnologia como um todo de forma a melhorar os processos de documentação crítica e as informações em toda a empresa.

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