1295

Новая перспектива: Управление документооборотом

Глобализация, мобильные вычисления, облачная обработка данных и изменяющаяся демография рабочего места — все это требует от организаций переосмысления методов и практик работы.

В то же время, появилась возможность создавать, хранить и получать доступ к информации откуда угодно в любой момент времени, создавая существенные помехи бизнесу, не умеющему приспособиться к новому порядку вещей.

Данные изменения влияют на то, как организации обращаются со своей информацией — на то, что мы называем «управлением документооборотом» — и что требует эффективности и оперативности, доступности и одновременно безопасности, а также интегрированности во все функции, осуществляемые внутри компании.

Чтобы лучше понимать последствия таких изменений, мы пополняем наши исследования новыми данными об управлении документооборотом, делая особый упор на ключевые процессы, связанные с управлением кадрами, планированием финансов, закупками и бухгалтерским учетом.

 

Краткая информация

Расстановка приоритетов в деле документооборота — настоящая головоломка

Опрос руководителей европейских компаний показал, что выведение процессов документооборота на уровень современных технологий является очень непростой задачей. Важность подобной оптимизации трудно переоценить, ведь современные компании столкнулись с проблемой управления персоналом во все более усложняющихся условиях: им приходится работать в разных уголках мира с людьми разных национальностей и возрастов.

В части 4 «Индекса систем управления документооборотом-2012», составленного компанией Ricoh, изложены стоящие перед руководителями проблемы и даны рекомендации по эффективной организации наиболее важных процессов документооборота компании с использованием современных технологий и при активном вовлечении персонала в изменение существующих методов работы.

Что сотрудники в действительности думают о процессе внедрения новых методов работы?
Что сотрудники в действительности думают о процессе внедрения новых методов работы?

Руководители коммерческих предприятий знают, что, когда они внедряют новый процесс, новую технологию или новый метод работы, они должны пройти весь путь внедрения со своими сотрудниками и объяснить им причину такого нововведения и его преимущества - как для предприятия, так и для самих сотрудников. Но, как показывает Часть 3 Индекса системы управления документацией 2012 компании Ricoh, так бывает не всегда.

Многие сотрудники отмечают, что опросы их мнения, также как и обучение новым методам работы проводятся не часто, а это значит, что многие коммерческие инвестиции не всегда реализуются в полном объеме.

Как с помощью технологий сложить пазл бизнес-процессов

Как с помощью технологий сложить пазл бизнес-процессов

Несомненно, внедрение технологий помогает компаниям находить новые, более гибкие, экономящие время методы работы в ответ на меняющуюся ситуацию на рынке. Однако, как видно из второй части Ricoh Document Governance Index 2012, если технологии плохо интегрированы в рабочие процессы компании, то они не принесут ожидаемой пользы.  Даже при всей их очевидной необходимости технологии нельзя рассматривать как всеисцеляющее средство от всех проблем. Сами по себе они не делают рабочие места высокоэффективными. Напротив, технологии следует полностью интегрировать в критически важные процессы документооборота и тесно увязать их с методами работы, убедившись при этом, что технологии действительно помогают организации работать успешнее, быстрее и надежнее.

Руководители компаний в поиске приоритетных бизнес решений

Руководители компаний в поиске приоритетных бизнес решений

Когда в 2009 году компанией Ricoh был опубликован Индекс управления документооборотом, экономические условия резко отличались от тех, которые существуют сегодня. Появление новых факторов, таких как глобализация, мобильные устройства, облачные технологии и изменение демографического состава трудовых ресурсов вызвало необходимость быстрой адаптации бизнеса к новым условиям.

Но, как показывает новый Индекс управления документооборотом 2012, не все компании за три года сумели повысить свою эффективность.

Хорошо ли взаимосвязаны критически важные для вашего бизнеса процессы документооборота?

Ответьте на несколько вопросов, чтобы узнать, насколько хорошо взаимосвязаны критически важные для вашего бизнеса процессы документооборота. Позднее вы сможете сравнить положение внутри вашей организации с ситуацией в других компаниях