1295

Расстановка приоритетов в деле документооборота — настоящая головоломка

Упорядочивание процессов: чего ожидать руководителям европейских компаний

«Индекс систем управления документооборотом 2012» компании Ricoh отчетливо указывает на то, что руководители европейских компаний признают важность систем документооборота, доступных повсеместно и в любое время, способных привлекать и удерживать клиентов, соответствующих всем требованиям законодательства и поддерживающих движение денежных средств организации. Однако в большинстве компаний процессы документооборота не поспевают за быстрым развитием современных технологий и методов работы. В результате системы оказываются разобщены, данные зачастую не структурированы, а сотрудники не имеют доступа к критичной информации в решающие моменты.

В последнем документе составленного индекса проанализированы причины происходящего и предложены четыре шага, которые позволят привести процессы документооборота компании в соответствие с потребностями сегодняшнего и завтрашнего бизнеса:

1. Руководители европейских компаний должны принимать более активное участие в процессах документооборота, что обеспечит контроль «сверху» и позволит отслеживать создание, передачу и использование информации в организации в целом.

2. В решении этой непростой задачи руководителям должны помочь специалисты. Невозможно лишь внутренними силами справиться с проблемой оптимизации процессов документооборота, использования технологических решений и обучения персонала, управляющего этими процессами.

3. Сотрудники должны быть вовлечены в изменение существующих методов работы. Поскольку эти люди ежедневно имеют дело с процессами документооборота, важно учитывать их мнение и ценный опыт. Кроме того, необходимо создать и ввести специальную программу управления изменениями, которая позволит достичь желаемых результатов.

4. Процесс управления и совершенствования должен быть непрерывным. Это позволит выявить и ликвидировать все узкие места, а также внедрить наиболее эффективные методы работы во всей организации.

Компании, которые смогут наладить эффективные процессы управления документооборотом, станут успешными на мировой арене в условиях быстро меняющейся бизнес-среды.

Оценить процессы документооборота вашей компании помогут консультация и специальное исследование Ricoh. Кроме того, вы можете пройти этот небольшой опрос, который позволит выявить степень упорядоченности вашего документооборота.