Ett nytt perspektiv: Dokumentstyrning
Globalisering, datorarbete över mobil och cloud och arbetsplatsen ändrade demografi betyder att organisationer måste tänka om hur de arbetar.
Samtidigt skapas, lagras och hämtas information överallt ifrån, när som helst, vilket är en huvudvärk för företag som inte hänger med i utvecklingen.
Dessa förändringar inverkar på hur företagen hanterar sina dokument – vi kallar det dokumentstyrning – för att se till att systemet fungerar effektivt och smidigt, balansera åtkomst mot säkerhet och integrera det över hela företaget.
För att få bättre insikt i konsekvenserna av detta uppdaterar vi nu vår forskning av dokumentstyrning och inriktar oss på centrala dokumentprocesser såsom HR, ekonomi, upphandling och bokföring.
Related Articles
En studie där företagsledare i hela Europa ingår visar att det finns en osäkerhet kring hur man uppdaterar och förbättrar dokumentprocesser i samma takt som tekniken förändras. Med företag som står inför nya utmaningar med en alltmer mångfacetterad arbetsstyrka, med anställda utplacerade på olika orter och i olika generationer, har det aldrig varit viktigare än idag att optimera affärskritiska dokumentprocesser.
I del 4 av Ricoh Document Governance Index 2012 ges en inblick i de utmaningar företagsledare står inför, och råd ges om hur man effektivt hanterar affärskritiska dokumentprocesser tillsammans med ny teknik, samtidigt som man engagerar medarbetarna på arbetsplatsen i förändringsprocessen.
Företagsledare vet att när de står inför en ny process, en ny teknik eller ett nytt sätt att arbeta, måste de ha med sig sina medarbetare på resan. De måste förklara varför något nytt införs och vilka fördelarna är - både för företaget och för medarbetarna. Del 3 av Ricohs dokumentstyrningsindex 2012 visar att detta tyvärr inte alltid är fallet.
Många medarbetare säger att deras feedback inte läses kontinuerligt och att utbildning inte alltid erbjuds, vilket betyder att många av företagets investeringar inte når sin fulla potential.
Teknikens roll i arbetet med processprioriteringar
Det är ingen tvekan om att teknik kan hjälpa företag att upptäcka nya, flexibla och snabbare arbetssätt för att klara marknadens behov. Men som del 2 av Ricoh Document Governance Index 2012 förklarar, är tekniken av liten nytta om den inte är helt integrerad i affärsmiljön. Även om den är oumbärlig ska tekniken inte ses som ett universalmedel som kan lösa allt, och det är osannolikt att den på egen hand kan effektivisera och förändra arbetsplatser. Istället bör den vara fullt integrerad med affärskritiska dokumentprocesser och de anställdas arbetssätt för att säkerställa att den hjälper organisationen att fungera smidigare, snabbare och säkrare.
Företagsledare är förbryllade av arbetet med processprioriteringar
När Ricoh Document Governance Index 2009 publicerades skiljde sig affärsmiljön dramatiskt från vad den är idag. Trender som globalisering, mobil datahantering, molnet och nya demografiska förhållanden på arbetsplatserna innebär att företag måste anpassa sig till nya arbetssätt. Snabbt.
Att tre år har passerat innebär tyvärr inte alltid att vi är tre år klokare, vilket framgår i Ricoh Document Governance Index 2012.
Hur väl anslutna är era verksamhetskritiska dokumentprocesser?
Fyll i vår korta enkät nu för att ta reda på hur väl anslutna era verksamhetskritiska dokumentprocesser är, och kom tillbaka senare på året för att se hur ditt företag jämför sig med andra.
